Nama :
Yonatan Aldi Wicaksono
Kelas : 2DB03
NPM : 37116799
Latar
Belakang
Menurut Jos Luhukay, seorang praktisi teknologi informasi
dan ekonom baru, dalam wawancaranya di Majalah E-Bizz Asia, tantangan
perusahaan-perusahaan saat ini bertambah berat, selain tuntutan untuk mampu
memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan mereka, tingkat
persaingannya pun semakin ketat. Munculnya banyak perusahaan baru dan terjadinya berbagai
perubahan lingkungan bisnis dan berkembangnya teknologi informasi, telah
memberikan dimensi baru yang lebih kompetitif bagi setiap perusahaan yang ingin
mempertahankan reputasi mereka dalam dunia bisnis. Karenanya, tak heran jika
perusahaan-perusahaan semakin dituntut untuk meningkatkan efisiensi,
produktivitas dan responsif terhadap berbagai perubahan lingkungan
persaingannya. Hal itu semua, saat ini, hampir tak mungkin dilakukan tanpa
memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi, termasuk Internet.
Pada saat
10-15 tahun yang lalu ada pandangan di kalangan pakar, utamanya mereka yang
dari kalangan tradisional economist , yang menyatakan bahwa, pertama what
you need to do adalah mempunyai strategi bisnis lebih dulu. Dari
strategi bisnis, baru kemudian menurunkannya atau menjabarkannya menjadi
strategi–strategi lainnya, termasuk strategi pengelolaan SDM, kemudian strategi
keuangan dan strategi teknologi.
Namun,
konsep itu oleh profesor-profesor di Harvard University, antara lain F. Warran
McFarlan dan sebagainya itu, sudah dinyatakan bahwa ternyata itu salah. Dia
pernah menulis bahwa ”sebelum membuat strategi teknologi, pasti ada strategi bisnis
terlebih dulu”. Ternyata, bahwa sejak awalnya teknologi, terutama TI,
seharusnya memang sudah dilibatkan dalam pembuatan strategi bisnis, bukan malah
sekuensial setelah business strategy, baru teknologinya mau ditaruh dimana.
Justru itu harus sudah ada di depan. Mengapa? Karena teknologi bisa membuat
satu hal yang business wise tidak strategis, menjadi strategis.
Dari
penjelasan diatas jelas bahwa saat ini perusahaan pasti dituntut
untuk melakukan perubahan perbaikan teknologi informasi. Perubahan – perubahan
itu terjadi karena beberapa alasan. Pertama , karena munculnya satu persaingan
yang sangat ketat, sehingga akibatnya untuk mempertahankan hidup ( survival ),
dia harus berubah. Kedua , dikombinasi lagi khususnya jika ada kepemilikan
baru, dan pemilik baru itu berasal dari ekonomi yang lebih kompetitif, misalkan
asing. Dan, ketiga jika kepemimpinannya telah hadir orang–orang muda, yang
memiliki visi yang lebih baru. Artinya, walaupun mereka (pengelola perusahaan)
sudah berumur, tapi jika ada yang membawa ide-ide baru, dia juga akan cepat
berubah.
Kita dapat
melihatnya dari bagaimana posisi manajemen dan staf di suatu organisasi.
Organisasi-organisasi yang masih sangat hirarkhis seperti tentara, dimana sang
komandan mungkin di bawahnya memiliki dua, tiga atau empat orang general
manager , kemudian di bahwanya ada lagi. Mungkin pengukuran yang terpenting
adalah dari ujung sampai yang paling bawah, sebenarnya ada berapa layer .
Mengukurnya sangat mudah. Semakin tinggi jumlah layer- nya, makin kurang penggunaan
TI-nya. Itu, pasti.dengan kata lain organisasi–organisasi yang agile , luwes,
dan bisa cepat bergerak,maka akan flat . Jika sudah flat , maka bisa dipastikan
TI-nya tinggi.
Penerapana
system informasi teknologi di Indonesia telah dilakukan oleh banyak perusahaan
di Indonesia, seperti PT Indofood Sukses Makmur, tbk yang menggunakan SAP
SAP
merupakan software ERP (Enterprise Resource Planning) yang terbesar didunia.
Software yang berasal dari Jerman ini sudah banyak digunakan diseluruh belahan
dunia, bahkan hampir seluruh perusahaan besar maupun menengah di Indonesia
telah menggunakan SAP, seperti perusahaan PT. Indofood Sukses Makmur, tbk.
SAP
menghubungkan semua lini produksi dan seluruh departement di perusahaan. SAP
merupakan software yang sangat dinamis, dimana semua menu dan tampilan program
dapat di-costumaze menggunakan bahasa pemrograman ABAP sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Salah satu keunggulan SAP yg lainnya adalah pembuatan user
interface menggunakan bahasa pemrograman yang lainnya seperti JAVA, PHP, Visual
Basic, ASP, VB.net, Lotus Script, Delphi dan sebagainya. Tentunya untuk
perusahaan yang menggunakan SAP, hal ini merupakan suatu nilai tambah yang
memiliki nilai yang tinggi, dimana perusahaan bisa menggabungkan dan
mengembangkan semua aplikasi yang ada dan dibutuhkan perusahaan.
Bahasan yang
Muncul dalam Sistem Informasi Teknologi
Sebelum
membuat strategi teknologi, pasti ada strategi bisnis terlebih dulu. TI,
seharusnya memang sudah dilibatkan dalam pembuatan strategi bisnis, bukan sebagai
sekuensial setelah business strategy, setelah itu teknologinya. Justru itu
harus sudah ada di depan. Karena teknologi bisa membuat satu hal yang business
wise tidak strategis,menjadi strategis. Bahasan pertama adalah apa saja
strategi yang bisa dihasilkan oleh system informasi teknologi pada PT Indofoos
Sukses Makmur, tbk?
Informasi adalah salah satu asset penting yang sangat
berharga bagi kelangsungan hidup suatu organisasi/bisnis, pertahanan keamanan
dan keutuhan negara, kepercayaan publik atau konsumen, sehingga harus dijaga
ketersediaan, ketepatan dan keutuhan informasinya. Informasi dapat disajikan
dalam berbagai format seperti: teks, gambar, audio, maupun video. Manajemen
pengelolaan informasi menjadi penting ketika terkait dengan kredibilitas dan
kelangsungan hidup orang banyak. Tujuan manajemen informasi adalah
untuk melindungi kerahasiaan, integritas dan ketersediaan informasi tersebut.
Sayangnya, keamanan informasi oleh banyak perusahaan masih dianggap sebagai
masalah teknis yang cukup ditangani oleh bagian teknologi informasi (TI) saja,
sehingga menghasilkan solusi teknologi tanpa melibatkan proses bisnis. Artinya, perangkat lunak dengan
sistem keamanan tercanggih pun sering kali belum mencukupi. Tentunya suatu
perusahaan belum tentu membutuhkan atau mampu menerapkan semua cara pengamanan
sistem. Sia-sia apabila kita menerapkan sistem TI dengan teknologi pengamanan
mutakhir dan biaya sangat mahal jika ternyata kebutuhan kita tidak serumit itu
dan fungsinya pun tidak optimum. Sebaliknya, tidak ada gunanya membeli sistem
murah namun tidak dapat memberikan tingkat keamanan sistem yang diharapkan.
Yang menjadi bahasan kedua adalah apa solusi untuk mengamankan system informasi
teknologi di PT Indofood Sukses Makmur, tbk tersebut?
Selain itu sistem informasi teknologi ini juga
memunculkan isu sosial dan teknologi, apabila telah digunakan, apakah sudah
kompatibel dengan kebutuhan perusahaan?
Data dan konsep dasar informasi
System
informasi dan organisasi saling mempengaruhi. System informasi harus disesuaikan
dengan organisasi agar member informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian
tertentu yang penting pada organisasi. Dalam system informasi, variable
terpenting adalah pengolahan data.
Data adalah
deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the
description of things and events that we face). Data juga diartikan sebagai
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai
contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah
perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan
adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang
dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata
seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Data bisnis (business
data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan
kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an
organization's description of things (resources) and
events (transactions) that it faces).
Sumber dari
informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal
data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar
bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan
dan diproses untuk menghasilkan informasi.
Pengolahan
data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan
bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is
the term used to describe changes performed on data to produce purposeful
information).
Kualitas
informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3
hal, yaitu:
1. Relevan (relevancy)
Berarti
informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk
tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai
sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang
relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan
2. Akurat (accuracy)
Informasi
harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus
jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber
informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau
merubah data-data asli tersebut. Komponen keakuratan informasi antara lain:
a. Completeness
Berarti
informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik,
karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan
mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara
keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol
atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
b. Correctness
Informasi
yang dihasilkan harus benar dan bebas dari salah dan tidak menyesatkan pengguna
informasi.
c. Security
Informasi
yang digunakan harus menjamin keamanan bagi penggunanya.
3. Tepat waktu (timeliness)
Informasi
yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang
usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar
dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan
dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi,
sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan
teknologi-teknologi terbaru.
4. Ekonomis (Economy)
5. Efisien (Efficiency)
6. Dapat dipercaya (Reliability)
Berdasarkan
tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
1. Informasi Strategis. Digunakan untuk
mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan
pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
2. Informasi Taktis. Digunakan untuk
mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang
dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
3. Informasi Teknis. Digunakan untuk
keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur
penjualan dan laporan kas harian.
Deskripsi
penerapan system informasi teknologi di PT Indofood Sukses Makmur, tbk
a. Fungsi STI bagi Indofood dalam mendukung strategi bisnis
Setelah
bergema secara besar-besaran tentang perangkat lunak dan yang terakhir
pengimplementasiannya, adakalanya muncul dukungan TI untuk enyimpan dan
memelihara informasi perusahaan agar terbebas dari gangguan baru. Konon,
Indofood pernah mengimplementasi aplikasi untuk distribusi dari sebuah vendor
multinasional. Hasilnya jauh dari memuaskan. Kini, Indofood memakai aplikasi
hasil pengembangan sendiri tim TI internalnya (in-house development) untuk
mendukung kebutuhan distribusi, pemasaran, dan administrasi. Aplikasi system
Indofood menggunakan SAP. SAP merupakan software ERP (Enterprise Resource
Planning) yang terbesar didunia. Software yang berasal dari Jerman ini sudah
banyak digunakan diseluruh belahan dunia, bahkan hampir seluruh perusahaan
besar maupun menengah di Indonesia telah menggunakan SAP, seperti perusahaan
PT. Indofood Sukses Makmur, tbk.
SAP terdiri
dari beberapa Module sesuai dengan bisnis proses ERP di perusahaan.
1. MM (Material
Management)
2. SD (Sales
& Distribution)
3. PP
(Production Planning)
4. QM
(Quality Management)
5. WM
(Warehouse Management)
6. PM (Plant
Maintenance)
7. PS
(Project Systems)
8. HR (human
resource)
9. FI / CO
(financial controlling)
10. TR
(Treasury and cash)
Selain itu
ada beberapa module Technical yg mendukung bisnis proses diatas, yaitu :
1. Basis
(Hardware and Software Administrator)
2. ABAP (SAP
Programer)
3. BW
(Business Warehouse)
SAP
menghubungkan semua lini produksi dan seluruh departement di perusahaan. SAP
merupakan software yang sangat dinamis, dimana semua menu dan tampilan program
dapat di-costumaze menggunakan bahasa pemrograman ABAP sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Salah satu keunggulan SAP yg lainnya adalah pembuatan user
interface menggunakan bahasa pemrograman yang lainnya seperti JAVA, PHP, Visual
Basic, ASP, VB.net, Lotus Script, Delphi dan sebagainya. Tentunya untuk
perusahaan yang menggunakan SAP, hal ini merupakan suatu nilai tambah yang
memiliki nilai yang tinggi, dimana perusahaan bisa menggabungkan dan
mengembangkan semua aplikasi yang ada dan dibutuhkan perusahaan.
Dengan
Implementation Partner adalah SAP Active Global Support dan SAP software yang
disesuaikan dengan the mySAP™ ERP application serta pihak ketiganya adalah :
• Database:
IBM DB2,
Microsoft SQL Server
• Hardware:
IBM
• Operating
system:
IBM OS/400,
Microsoft
Windows 2003
SAP membantu
system informasi tentang tren pasar, analisa keuangan, hingga proses produksi
dengan cara yang mudah dipahami oleh user terakhir. Dengan penjelasan di atas,
maka STI bisa mendukung strategi bisnis perusahaan secara cepat dan dengan
biaya yang rendah. Ini menggambarkan SAP telah berperan sebagai system
informasi strategis, yaitu mengubah sasaran, pengoperasian, produk, jasa, atau
relasi lingkungan organisasi untuk memperkuat posisi dalam persaingan dagang.
Diharapkan system yang mampu member efek seperti ini mampu mengubah bisnis
organisasi.
b. Keamanan
Keamanan data elektronik menjadi hal yang sangat penting
di perusahaan penyedia jasa teknologi informasi (TI) maupun industri lainnya,
seperti: perusahaan export-import, tranportasi, lembaga pendidikan,
pemberitaan, hingga perbankan yang menggunakan fasilitas TI dan menempatkannya
sebagai infrastruktur kritikal (penting).
Informasi atau data adalah aset bagi perusahaan.
Keamanan data secara tidak langsung dapat memastikan kontinuitas bisnis,
mengurangi resiko, mengoptimalkan return on investment dan
mencari kesempatan bisnis. Semakin banyak informasi perusahaan yang disimpan,
dikelola dan di-sharing maka semakin besar pula resiko terjadinya kerusakan,
kehilangan atau tereksposnya data ke pihak eksternal yang tidak diinginkan.
Keamanan informasi terdiri dari perlindungan terhadap
aspek-aspek berikut:
1. Confidentiality
(kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau
informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang
berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.
2. Integrity
(integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa
ada ijin fihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan
informasi serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.
3. Availability
(ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia
saat dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan
perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).
c. SAP Telah Kompatibel Terhadap Kebutuhan
Perusahaan, dan isu sosial yang muncul seiring adanya SAP
Untuk melengkapi roll out perangkat lunak SAP, Indofood
memperoleh company-wide platform yang terintegrasi yang diperlukan perusahaan
untuk beroperasi secara efisien. Adapun untuk mendukung rollout tersebut
disediakan 10 kelompok pendukung misalnya, anggota yang melayani lebih dari
1000 pemakai, meskipun demikian SAP memberikan pemecahan keterbatasan SDM untuk
meningkatkan solusi bisnis pada perusahaan. Sebagai tambahan dukungan system
ini masih dilengkapi dengn hardcopy system request, sehingga bisa mengakomodasi
semua permintaan yang dipusakan pada bagian pemeliharaan.
Seperti
yang telah menjadi pembuka bagi makalah ini yaitu tanggapan positif dari pihak
manajemen Indofood dan SAP sendiri dalam pembangunan system informasi berbasis
SAP, mengindikasikan bahwa pihak manajemen Indofood puas dengan hasil kerja SAP
karena murahnya biaya operasional, dapat menjawab masalah keterbatasan SDM, dan
lain sebagainya.
Dari
penjelasan diatas telah tergambar bagaimana sebuah informasi teknologi mampu
menggantikan sebagian posisi manusia (SDM) di Indofood. Efek positif yang
didapatkan perusahaan adalah biaya rendah karena mengurangi banyak tenaga.
Namun efek negative yang akhirnya dialami oleh karyawan karena mereka sebagian
besar sudah tidak dibutuhkan lagi.
Hal
ini bisa menjadi lebih ironis apabila pemerintah juga tak memberikan perhatian
atau peraturan win-win solution untuk kepentingan perusahaan dan SDM.
DAFTAR PUSTAKA
·
Laudon, Kenneth,C., and Jane, P.Laudon,
2004. Management
Informastion System:Managing the Digital Firm, 8thEdition, Prentide-Hall, Inc., Upper Saddle River,
NJ.www. Indofood.com
·
Lukuhay,
Josh, 2007., Pentingnya TI Bagi Perusahaan Saat Ini Dan Tantangan Dunia Bisnis,
Majalah E-Bizz Asia.
·
Yan
dan Rahmad, 2007., Sistem Pemantauan Komputer pada Jaringan Berbasis Simple
Network Management Protocol (SNMP), Jurnal Teknologi dan Manajemen
Informatika, Vol. No.2, Agustus 2007, pp.183-192.
·
http://akuntansimodern.blogspot.co.id/2016/10/penerapan-sistem-teknologi-informasi.html
